Datenschutz

Datenschutzerklärung

A. Grundsätze

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Es ist uns wichtig, die Nutzer_innen unserer Angebote darüber zu informieren, welche persönlichen Daten wir in welcher Form verarbeiten und wie wir sie bestmöglich schützen.
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Angebote des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ im Allgemeinen und der Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung im Speziellen auf.

Der Träger der Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung ist:
WUK, Verein zur Schaffung offener Kultur- und Werkstättenhäuser,
Währingerstraße 59, 1090 Wien
ZVR: 535133641; DVR 0584941;
www.wuk.at

Zur Erläuterung der verwendeten Begriffe, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX%3A32016R0679

Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu.

Als Nutzer_innen unserer Angebote haben Sie das Recht,

  • unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.
  • Kopien der über Sie gespeicherten Daten zu erhalten.
  • die Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind.
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden.
  • von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.
  • unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
  • eine uns zuvor für das Verarbeiten Ihrer Daten erteilte Einwilligung zu widerrufen.
  • unter bestimmten Umständen die Datenübertragbarkeit zu verlangen.
  • die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte oder wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir Sie unseren Datenschutzbeauftragten des WUK zu kontaktieren.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – in Österreich: Datenschutzbehörde – Beschwerde zu erheben.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer_innen an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke oder für die Wahrnehmung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO an einem wirtschaftlichem und effektivem Geschäftsbetrieb erforderlich ist.

Sofern wir Subunternehmer_innen einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.
Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter“) eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, d.h. grundsätzlich Länder außerhalb der EU, bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer_innen oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Speicherdauer und Löschung von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie es der jeweilige Zweck der Datenverarbeitung erfordert und wie es nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern ihre personenbezogenen Daten jedenfalls solange gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen potenzieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.
Die Speicherdauer ist jeweils in der Erklärung zur einzelnen Datenverarbeitungen beschrieben.

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen unserer Angebote und der damit zusammenhängenden Datenverarbeitungen anzupassen.

Die komplette Datenschutzerklärung des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ finden Sie unter: https://www.wuk.at/datenschutz/

B. Spezifische Datenschutzerklärung der Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung

Die Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung unterliegt der Trägerschaft des „WUK – Werkstätten und Kulturhaus“ und folgt somit den Datenschutzregelungen und Sicherheitsvorkehrungen des WUK.
Die folgenden Kapitel der spezifischen Datenschutzerklärung klären Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Tätigkeiten und Angebote der Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung auf.

Dies betrifft die Nutzung folgender Angebote:

  1. Nutzung unserer Homepage www.koordinationsstelle.at
  2. Abonnement des infomail@WienerAusbildungsgarantie.at
  3. Informationen die über unsere Online-Dienste veröffentlicht werden
  4. Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen
  5. Teilnahme an Befragungen
  6. Nutzer_innen der Cloud (siehe WUK)
  7. Kommunikation mit Kooperationspartner_innen (siehe WUK)

1. Nutzung unserer Homepage www.koordinationsstelle.at

Auf der Homepage der Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung werden automatisiert keine direkt personenbezogenen Daten ermittelt. Das heißt: Nur durch Ihre aktive Eingabe von Namen, Adresse, etc. geben Sie der Koordinationsstelle diese Daten bekannt. Um Informationen auf unserer Homepage zu suchen oder herunterzuladen ist keine Eingabe von Daten erforderlich. Wir nutzen keine Cookies.
Die Koordinationsstelle achtet die Privatsphäre der Nutzerinnen und Nutzer. Alle Angaben werden entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt.

Statistische Auswertung der Besuche auf unserer Homepage

Um unsere Seite statistisch auswerten zu können, verwenden wir das Programm AWStats. Das Programm ist eine freie Webanalyse-Software. Sie wird zur Auswertung von Logdateien verwendet, die Webserver auf Basis von Besucheranfragen erstellen. Das Programm setzt für die Auswertung keine Cookie-Dateien ein. Die statistische Analyse erfolgt über die Logfiles, die folgende Informationen beinhalten:

  • die Seite, von der aus unsere Webseite aufgerufen wurde („Referrer“),
  • die abgerufenen Inhalte,
  • das Datum und die Uhrzeit der Abfrage,
  • die übertragene Datenmenge,
  • der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
  • eine Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
  • die IP-Adresse

Die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht. Die Daten werden nicht an fremde Server übermittelt.

Zweck der statistischen Auswertung liegt einerseits in der Dokumentation und Nachweis der Nutzung unseres Informationsangebotes gegenüber unseren Fördergeber_innen und andererseits in der laufenden Verbesserung unseres Informationsangebotes. Wir berufen uns dabei auf den Artikel 6 Absatz 1f DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).
Es werden keine personenbezogenen Nutzer_innenprofile erstellt.
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

2. Abonnement des Infomail@WienerAusbildungsgarantie.at

Hinweise zum Infomail@WienerAusbildungsgarantie.at und Einwilligungen

Mit den nachfolgenden Hinweisen klären wir Sie über die Inhalte unseres Infomails sowie das Anmelde-, Versand- und das statistische Auswertungsverfahren sowie Ihre Widerspruchsrechte auf. Indem Sie unser Infomail abonnieren, erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden. Dies entspricht dem Artikel 6 Absatz 1a DSGVO (Einwilligung des Betroffenen).

Inhalt des Infomail@WienerAusbildungsgarantie.at

Eine der Aufgaben der Koordinationsstelle besteht in der Schaffung von Transparenz über Neuigkeiten, freie Plätze in Beratungs- und Ausbildungseinrichtungen, wichtige Termine, rechtliche Regelungen und teilweise Veranstaltungen im Rahmen der Wiener Ausbildungsgarantie bzw. am Übergang Schule – Beruf in Wien. Mit dem Versenden des Infomail@WienerAusbildungsgarantie.at kommt die KOO JBB dieser Aufgabe nach. Zudem besteht die Möglichkeit einzelnen Sparten des Fachbereichs Informationen zukommen zu lassen.
Der Empfang ist nur mit der Einwilligung der Empfänger_innen möglich.

Double-Opt-In und Protokollierung

Die Anmeldung zu unserem Infomail erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann.
Die Anmeldungen zum Infomail werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts, als auch der IP-Adresse. Ebenso werden die Änderungen Ihrer bei MailChimp gespeicherten Daten protokolliert

Einsatz des Versanddienstleisters „MailChimp“

Der Versand der Infomails erfolgt mittels „MailChimp“, einer Newsletterversandplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA.
Die E-Mail-Adressen unserer Empfänger_innen, als auch deren weitere, im Rahmen dieser Hinweise beschriebenen Daten, werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Infomails in unserem Auftrag. Des Weiteren kann MailChimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen aus welchen Ländern die Empfänger kommen. MailChimp nutzt die Daten unserer Infomailempfänger_innen jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.
Wir vertrauen auf die Zuverlässigkeit und die IT- sowie Datensicherheit von MailChimp. MailChimp ist unter dem US-EU-Datenschutzabkommen „Privacy Shield“ zertifiziert und verpflichtet sich damit die EU-Datenschutzvorgaben einzuhalten. Des Weiteren haben wir mit MailChimp ein „Data-Processing-Agreement“ abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich MailChimp dazu verpflichtet, die Daten unserer Nutzer_innen zu schützen, entsprechend ihrer Datenschutzbestimmungen in unserem Auftrag zu verarbeiten und insbesondere nicht an Dritte weiter zu geben. Die Datenschutzbestimmungen von MailChimp können Sie hier einsehen.

Anmeldedaten

Um sich für das Infomail anzumelden, reicht es aus, wenn Sie Ihre E-Mailadresse angeben.
Optional bitten wir Sie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, berufliche Interessensgebiete und Tätigkeitsfeld/Projektsparte anzugeben, zum einen um Nutzer_innengruppen zielgerichtet mit Informationen versorgen zu können und zum anderen um die Inhalte besser an die Nutzer_innengruppen anzupassen.

Statistische Erhebung und Analysen

Die Infomails enthalten einen „web-beacon“, das ist eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Infomails von dem Server von MailChimp abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen, wie Informationen zum Browser und Betriebssystem, als auch die IP-Adresse und Zeitpunkt und Ort (über die IP-Adresse) erhoben. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Infomails geöffnet werden, wann sie geöffnet werden, ob sie weitergeleitet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Empfängerinnen und Empfängern zugeordnet werden. Es ist jedoch weder unser Bestreben, noch das von MailChimp, einzelne Nutzer_innen zu beobachten.
Die Koordinationsstelle wertet nur Aggregatdaten aus, das sind nach bestimmten Kriterien zusammengefasste Daten der einzelnen Nutzer_innen. So wird zum Beispiel analysiert welche Nachrichten vom Bereich Bildung und Beratung besonders häufig oder gar nicht angeschaut wurden und welche Links geklickt wurden. Es wird zudem analysiert welche Nachrichten am häufigsten geöffnet wurden und welche Inhalte am häufigsten angeklickt werden.
Diese Auswertungen dienen der Koordinationsstelle dazu, das Infomail@WienerAusbildungsgarantie.at laufend zu verbessern, und zwar an die Lesegewohnheiten der Nutzer_innen anzupassen und die Inhalte besser auf die Bedarfe anzupassen.

Online-Aufruf und Datenmanagement

Es gibt Fälle, in denen wir die Empfänger_innen auf die Webseiten von MailChimp leiten. Zum Beispiel enthält das Infomail@WienerAusbildungsgarantie.at einen Link, mit dem die Empfänger_innen die Infomails online abrufen können. Ferner können Empfänger_innen ihre Daten, wie z.B. die E-Mailadresse nachträglich korrigieren. Ebenso ist die Datenschutzerklärung von MailChimp nur auf deren Seite abrufbar.
In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass auf den Webseiten von MailChimp Cookies eingesetzt und damit personenbezogene Daten durch MailChimp, deren Partnern und eingesetzten Dienstleistern (z.B. Google Analytics) verarbeitet werden. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von MailChimp entnehmen.
Wir weisen Sie zusätzlich auf die Widerspruchsmöglichkeiten in die Datenerhebung zu Werbezwecken auf den Webseiten http://www.aboutads.info/choices/ und http://www.youronlinechoices.com/ (für den Europäischen Raum) hin.

Kündigung/Widerruf/Speicherung der Daten

Sie können den Empfang des Infomails@WienerAusbildungsgarantie.at jederzeit kündigen, d.h. Ihre Einwilligungen widerrufen. Damit erlöschen gleichzeitig Ihre Einwilligungen in dessen Versand via MailChimp und die statistischen Analysen. Ein getrennter Widerruf des Versandes via MailChimp oder der statistischen Auswertung ist leider nicht möglich.
Einen Link zur Kündigung des Infomails finden Sie am Ende eines jeden Infomails.
Für Analysen und Statistische Erhebungen werden Daten von Nutzer_innen gespeichert und verarbeitet. Diese Daten bleiben unabhängig von einer Löschung aus dem Versandverzeichnis auf Servern des WUK. Dies ist notwendig um Längsschnittanalysen durchzuführen.

Nachweis der Tätigkeit gegenüber unseren Fördergeber_innen:

Ende der jährlichen Förderperiode wird eine Liste der aktuellen Abonnent_innen abgerufen und bis zu 10 Jahre – zum Zwecke des Leistungsnachweises gegenüber unseren Fördergeber_innen – aufbewahrt.

3. Informationen die über unsere Onlinedienste veröffentlicht werden

Wir sind von unseren Fördergeber_innen beauftragt Transparenz und Übersicht über die Wiener Beratungs- und Bildungsangebote für Jugendliche und junge Erwachsene am Übergang Schule – Beruf zu schaffen.

Wir bieten daher auf unserer Homepage „Infoblätter“, Übersichten und Präsentationen und über das infomail@WienerAusbildungsgarantie.at laufende Informationen über Neuerungen, freie Plätze, ausgeschriebene Lehrstellen, etc. der Beratungs- und Bildungsangebote an.
Die veröffentlichten Informationen erhalten wir von den Projekten, Angeboten und Kooperationspartner_innen.

Sofern personenbezogene Daten (Vor- und Nachname, berufliche eMail-Adresse, eventuell berufliche Telefonnummer, fachliche Position) in diesen Unterlagen und Informationen zur Veröffentlichung an uns weitergegeben werden, wird ausdrücklich auf die Veröffentlichung hingewiesen und eine Genehmigung eingeholt. Dies entspricht dem Artikel 6 Absatz 1a DSGVO (Einwilligung des Betroffenen).

Die Unterlagen und Informationen werden auf der Homepage bis auf Widerruf gespeichert bzw. bis zu 10 Jahre nach Projektabschluss – zum Zwecke des Leistungsnachweises gegenüber unseren Fördergeber_innen – aufbewahrt.

Besonderheit beim öffentlichen Archiv der infomail@WienerAusbildungsgarantie.at

Die Koordinationsstelle archiviert die Infomails, die persönliche Daten (z.B. Name, Nachname, berufliche Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse, Internetseite) enthalten können, über einen Link zum Server des US Anbieters mailchimp. Die E-Mails werden dort bis maximal 2 Jahre gespeichert und dann von der Koordinationsstelle gelöscht. Sie können jederzeit eine Löschung ihrer persönlichen Informationen von der Koordinationsstelle verlangen.
Es gelten hierbei auch die Datenschutzbestimmungen des Anbieters Mailchimp.

Details zum Einsatz von Mailchimp durch die Koordinationsstelle finden sich auch in unserer Datenschutzerklärung unter Punkt: Einsatz des Versanddienstleisters „MailChimp“

4. Teilnahme bei Veranstaltungen, Workshops, Messen der KOO JBB

Wir haben außerdem den Auftrag, die Informationsversorgung der Mitarbeiter_innen des Fachbereichs Übergang Schule – Beruf und deren Vernetzung zu fördern. Um diesem Auftrag nachzukommen bieten wir Informationsveranstaltungen, Netzwerktreffen, Fachtagungen und Workshops sowie Messen an.

Datenverarbeitung bei Anmeldung zu einer Veranstaltung:

Sollten Sie sich über unsere Website zu Veranstaltungen anmelden, werden Sie ausdrücklich um Zustimmung zur Übermittlung und Verarbeitung der abgefragten Daten gebeten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten entspricht dem EU-DSGVO Art.6/1b (Erfüllung eines Vertrages).

Die von uns verarbeiteten Daten umfassen Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mail Adresse und Ihren beruflichen Fachbereich. In manchen Fällen werden zusätzlich auch Ihre Firma/Ihr Träger oder Projekt, Ihre berufliche Funktion und/oder Ihre Telefonnummer erhoben. Welche Daten bei der jeweiligen Veranstaltung erhoben und verarbeitet werden, sehen Sie bei der jeweiligen Anmeldung.

Diese jeweils notwendigen Daten werden von der Umfragesoftware „limesurvey“ erhoben. Sie werden zum Zweck der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung von uns verarbeitet, gespeichert und danach gelöscht. Eine Weitergabe der Anmeldedaten erfolgt nicht.

Die Software „limesurvey“ speichert außerdem noch:

  • von welcher IP-Adresse die Seite aufgerufen wurden (dies ist bei manchen Befragungen notwendig um eine Befragung unterbrechen und später wieder aufnehmen zu können),
  • wann die Eintragung vorgenommen wurde,
  • von welcher Seite der Teilnehmer auf die Seite weitergeleitet wurde (referrer)
  • wie lange die Anmeldung gedauert hat.

Diese Informationen werden von uns nicht ausgewertet.

Besondere Bedarfe:

Informationen über besondere Unterstützungsbedarfe wie bspw. Dolmetsch, Induktionsschleifen, etc. werden nicht über die automatisierte Anmeldung erhoben, sondern ausschließlich durch Ihre direkte Kontaktaufnahme mit uns übermittelt.
Sofern diese Informationen für die Durchführung der Veranstaltung notwendig sind und mit Dritten (bspw. Raumvermieter) abgesprochen werden müssen, erfolgt dies ohne Weitergabe Ihres Namens. Nach Abschluss der Nachbereitung der Veranstaltung werden diese Informationen gelöscht.

Datenverarbeitung bei Teilnahme an einer Veranstaltung:

Auf Basis der Anmeldedaten erstellen wir Teilnahmebestätigungen für alle anwesenden Personen und legen eine Unterschriftenliste auf. Die Unterschriftenliste enthält die Anmeldedaten (Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse und/oder Firma/Träger/Projekt) und wird von allen Teilnehmenden unterschrieben. Sie wird 10 Jahre aufbewahrt und dient dem Leistungsnachweis gegenüber unseren Fördergeber_innen.

5. Meinungsumfragen, Evaluierungen und Fragebögen

In unregelmäßigen Abständen werden Umfragen durchgeführt, mit deren Hilfe wir persönliche Meinungen und fachliches Wissen erheben, um unsere Arbeit noch besser wahrnehmen zu können und/oder die Erfahrungen des Fachbereichs zusammenzuführen.

Hierzu bedienen wir uns vor allem der Umfragesoftware „limesurvey“. Ihre Angaben werden mittels dieses Programms erhoben und auf Servern des WUK gespeichert und ausschließlich zum Zweck der Umfrage ausgewertet und bearbeitet. Für den Fall, dass Dritte mit der Auswertung der Daten beauftragt
werden, weisen wir auf diesen Umstand gesondert hin. Grundsätzlich kann das
Programm erkennen,

  • von welcher IP-Adresse die Seite aufgerufen wurden (dies ist bei manchen Befragungen notwendig um eine Befragung unterbrechen und später wieder aufnehmen zu können),
  • wann an einer Umfrage teilgenommen wurde,
  • von welcher Seite die TeilnehmerInnen auf die Umfrageseite weitergeleitet wurden (referrer)
  • wie lange für die Beantwortung einzelner Fragen benötigt wurde.

Wir weisen im Einleitungstext jeder Umfrage darauf hin, ob es sich um eine anonyme Umfrage handelt oder nicht, welche Daten gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, wie lange wir diese Daten aufbewahren werden und welchem Personenkreis diese Informationen zugänglich gemacht werden.
Es lassen sich drei Arten von Umfragen in Bezug auf Ihre Anonymität unterscheiden:

  1. Anonyme Umfragen über einen offenen Link: Die Koordinationsstelle lädt beispielsweise nach Veranstaltungen die Teilnehmer_innen ein, eine Bewertung der Veranstaltung vorzunehmen. Hierzu wird ein Link an die Teilnehmer_innen per E-Mail ausgeschickt. Wer von den angeschriebenen Personen an der Befragung tatsächlich teilnimmt ist für die Koordinationsstelle nicht feststellbar.
  2. Anonyme Umfragen über einen Zugangsschlüssel: Die Koordinationsstelle lädt zum Beispiel den Fachbereich ein, an Umfragen zu spezifischen Themen teilzunehmen. Hierzu werden die Probanden in personalisierten E-Mails angeschrieben und über einen individuellen Zugangscode aufgefordert an der Umfrage teilzunehmen. Das kann notwendig sein um sicherzustellen, dass nur die ausgewählten Personen an der Umfrage teilnehmen. Bei dieser Form anonymer Umfragen, wird für jede Teilnahme ein Zugangsschlüssel generiert. Antwortdaten und Personendaten werden dadurch voneinander getrennt. Es kann nur eingesehen werden ob eine Person an der Umfrage teilgenommen hat oder nicht. Die Antworten können aber nicht den Personen zugeordnet werden.
  3. NICHT Anonyme Umfragen: Es kann notwendig sein, Umfragen nicht anonym durchzuführen um Rückfragen bei den Teilnehmer_innen zu ermöglichen. In solchen Fällen weisen wir ausdrücklich darauf hin!

6. Nutzer_innen der Cloud

Das WUK bietet ausgewählten Benutzer_innen auf WUK-Servern gehostete Cloud-Dienste an. Voraussetzung für die Nutzung dieser Dienste ist das Anlegen eines User-Accounts, wobei Name und E-Mail-Adresse, optional ein Foto gespeichert werden. Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Userverwaltung und zur Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien durch mehrere User erforderlich.

Die WUK-Cloud-Dienste verwenden das System OwnCloud, welches laufend auf die aktuellste Version upgedatet wird. Die Sicherheitsvorkehrungen sind unter https://owncloud.com/de/sicherheit/ beschrieben.

Mit der Beendigung der Nutzung erfolgt die Löschung des Useraccounts und somit aller personenbezogenen Daten.

7. Kommunikation mit Kooperationspartner_innen

Die Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung hat von ihren Auftraggeber_innen: Arbeitsmarktservice, Fonds Soziales Wien, Sozialministeriumservice Landesstelle Wien und Wiener ArbeitnehmerInnen Förderungsfonds den Auftrag den Informations- und Kommunikationsfluss zwischen den Anbieter_innen von Beratungs- und Begleitungsleistungen sowie vorbereitenden Projekten und Ausbildungen für Jugendliche am Übergang Schule – Beruf zu fördern. Um diesem Auftrag nachkommen zu können arbeiten wir eng mit allen Trägern, Projekten und Mitarbeiter_innen der Kinder- und Jugendhilfe sowie offenen Jugendarbeit zusammen. Zum Zweck der guten Kooperation speichern wir die beruflichen Kontaktdaten der genannten Kooperationspartner_innen in unseren internen Adressdateien.